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一次“研發(fā)文檔管理體系建設(shè)”沙龍實錄

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1#
發(fā)表于 2012-4-13 10:24:09 | 只看該作者 回帖獎勵 |倒序瀏覽 |閱讀模式
    XX月X日,來自XXXXX、XXXX、XXX、XXX、XXXX等公司的相關(guān)研發(fā)負責(zé)人,與XX的資深顧問們共同參加由XX管理咨詢有限公司舉辦的《研發(fā)管理》沙龍系列活動。
5 y) o5 g  s5 j1 f& V8 T本次沙龍的主題是:“研發(fā)文檔管理體系的建設(shè)”。: @$ X5 g! m! K& N
   沙龍上的氣氛輕松而活躍,與會者紛紛各抒己見。交流了文檔建設(shè)過程中的問題和困難,分析了困難產(chǎn)生的原因,以及提出了一些有效的解決方法。包括文檔體系應(yīng)該包含哪些內(nèi)容,如何建立文檔體系,以及如何推行和有效的實施文檔管理,即如何有效的與績效考核相結(jié)合的問題,與會者分享了各個公司的經(jīng)驗和教訓(xùn)。
- F3 D5 L: k' G3 Y8 V9 c   XX顧問結(jié)合與會者提出的問題,也發(fā)表了一些建設(shè)性的意見和建議。會議結(jié)束后,大家都覺得收獲很大。XX組織的這種形式的沙龍給主管研發(fā)的經(jīng)理們提供了一個非常好的交流平臺,大家都受益匪淺。5 E  u5 n2 m/ J* T* n( H6 Z5 a- O. D

* E9 ?+ e! Q! b 以下為沙龍對話記錄: " u3 `( w2 d) t! a' R" p1 p) s
  _8 U, ^  ~# y7 ^$ c" X
主持人:
# `  P9 C/ B' @   我們這個沙龍不是培訓(xùn),所以我們隨意一些。文檔建設(shè)這個工作是非常難做的,我以前在XX公司當了三年的項目經(jīng)理之后,把我調(diào)任了一個新的職務(wù),叫文檔管理員。于是我的文檔工作就管了一年,所以我待會可以跟大家交流一下文檔管理的經(jīng)驗和教訓(xùn)。
6 U% N# u' H5 {8 ~   今天大家發(fā)言圍繞幾個主題,第一就是文檔建設(shè)過程中遇到過哪些困難。舉個例子,比如說文檔不齊備,一些文檔是錯誤的,常常跟我們具體內(nèi)容對不上。以前我跟一些項目經(jīng)理聊天,這些項目經(jīng)理就跟我開玩笑說,最好讓競爭對手把我們的文檔都偷去更好,為什么呢?我們的文檔錯得一塌糊涂,偷去準把他們搞死。' ?3 A# h8 o5 i: Z! Z( f  o
   第二是為什么會出現(xiàn)這種問題,我們要分析為什么會出現(xiàn)這種問題的原因,不知道這個問題發(fā)生的原因我們就不能從根上來解決這個問題;: t0 J" A8 w6 D5 H4 [" Q6 ]
   第三,就是怎么解決。每個在座的都可以談一下經(jīng)驗和教訓(xùn)。
- Q. S  M5 Q1 g3 p4 G4 h(待續(xù))

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游客
  發(fā)表于 2012-4-13 10:34
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2#
發(fā)表于 2012-4-13 12:03:00 | 只看該作者
嚴格按照ISO9000的規(guī)則做肯定是一個很好的文檔管理體系。
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3#
 樓主| 發(fā)表于 2012-4-13 12:10:17 | 只看該作者
熊 X: 我先拋磚引玉。我們公司對剛剛X老師的問題深有感觸。文檔不齊,文檔不對深深困擾我們的文檔工作。文檔不齊主要是工程師很忙,每一次都推托!鞍パ,這次這個文檔我先不做了,我下次一定補上”。這一次就漏了,慢慢積累下來就什么文件都有缺的。有文檔但就是都缺。文檔不對的問題就更加嚴重了,每一次新發(fā)一份資料都沒有更新,我記錄了一下我們公司文檔至少有兩百多份吧,從來沒有更新過資料,那資料就肯定全是錯的,錯的一塌糊涂。6 P  b! ?7 W. l; X3 Z1 J. G) q
然后解決問題我們現(xiàn)在是這樣考慮的,我們準備從紙件和電子件兩方面考慮,于是就引用了Notes。現(xiàn)在還是比較有成效。我們建立了一些電子流,比如說一些文檔傳遞的電子流,文檔必須更新了以后才能往下走。然后建立了一個公用的數(shù)據(jù)庫一樣的,就是每一次圖紙都要往里面存,才能往下面走,但是因為現(xiàn)在是建立初期,還是有很多不完善的地方:怎么去維護? 怎樣去保證文檔的齊全,還是沒有一個根本的辦法,不能從制度上來保證。& F& ?- {* j4 b7 N! P

3 l- @9 Y% a$ u& t9 F' `+ S1 }( X, g張XX:你們有沒有一個關(guān)于研發(fā)文件的管理體系? 先不說整個公司的文件,像剛才X老師講整個的體系建設(shè)。因為首先決定你要出什么文檔,然后才能談你管什么文檔。就一個Project而言,從開始到Project的結(jié)束,你們現(xiàn)在有沒有一個文件說明哪些文件必須出,在什么階段出?
5 S7 E8 k7 d$ R1 \% f+ C8 d  y在一個project 開發(fā)的過程中會有很多文檔。有的是受控的,有的是不受控的。受控的話一般很多,就相對來講比較簡單一些。比如一些牽扯到公司最重要的物料啊,設(shè)計變更啊,這肯定會受控,用note 管理的一般是受控的文件。但實際上研發(fā)中很多重要的文件,比如和生產(chǎn)或物料等其他部門牽扯問題不是很多的時候,就不受控了。實際上這部分文件對Project來講,對以后的產(chǎn)品開發(fā)來講也是很重要的。
6 b7 r: N5 {9 Z! Q6 q* e! f, C那么你們有沒有一個體系,就比如說文件編碼吧。因為你文件的目的就是怎樣最快的把它檢索到,要檢索的話,首先要有編碼,和物料編碼一樣,文件也要有編碼,你們有沒有一個規(guī)定,或者說管理體系,規(guī)定什么文件采用什么編碼?
( o9 J! L4 U  E4 L. w4 q6 }; D( p. Y3 `- O3 p: r" b. l2 D
熊 X:這個是有的。就是我們有專門文件編碼的業(yè)務(wù)指導(dǎo)書,我們在前年搞ISO9001的時候就已經(jīng)建立了這個文件,就是規(guī)定應(yīng)該有哪些文件,比如說一立項就應(yīng)該有預(yù)研報告、產(chǎn)品設(shè)計規(guī)格書、市場調(diào)研報告等這些東西。
6 x0 N* u7 Q8 b' }% E指導(dǎo)我們工作的最大的有三個流程:一個是開發(fā)設(shè)計流程;一個是變更流程;還有一個就是怎么量產(chǎn),量產(chǎn)移交管管理程序。這三個的話,要輸出很多文件。這些文件我們也有一個專門的體系。在三個大的文件下面,我們又分了上百個業(yè)務(wù)指導(dǎo)書。比如說文檔應(yīng)包含哪一些項。比如每次開會邀請哪些人等這都是固定的,第一個是在什么時間要開哪些會,每個會要準備哪些文件,要輸出哪些文件這些都是有規(guī)定的。: c, I3 P/ m8 G: d3 n* b
至于文件編碼方面我們也比較簡單,比如說SYPN我們的標志然后橫杠1l,橫杠rb是我們研發(fā),然后橫杠后面就很簡單了。比如說03001,零三年的第一份 。不按Project分,就是任何一個Model都可以。就是說從開發(fā)部發(fā)出的文件都是RD-03001為順序的。
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; E( o  k' P7 s* e; Y張XX:通過部門文員往其他部門發(fā)的文件,大部分公司也都會這樣登記。因為文員最基本的發(fā)出去文件他要登記編號。但在Project里不見得所有的文件都通過文員往外發(fā)。
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2 W  R6 L( T. j" z7 Y7 T8 a熊 X:我們現(xiàn)在基本上不容許文件私下給別人,全部都是文員給,全部通過一個接口。我要找什么文件的時候大概一搜索就可以找出來( z1 j! B" N& U: B$ I; ]2 c+ O
9 u0 Z: b1 G9 i! l5 z# K3 A- i3 q
張XX:你是電子登記,就是在Excel里面列個表,把他打進去,然后把文件名也打進去,或者是還有編碼也打進去,那這樣如果我要找某一個Project 文件的話怎么找?5 H% E! G  J6 y( s" l$ Q2 Y/ m

1 @7 h9 M6 w3 i  ~2 @, s4 A熊 X:檢索,按關(guān)鍵字來找。但我們下面一步就想做一個公用的平臺,分Project,每個項目組分給他一個區(qū),但都是保密文檔,這個區(qū)的密碼由每一個項目經(jīng)理管,但這個電腦的開機密碼比如說由我管,所以說他獨自拿不到這個文件,然后我也拿不到這個文件,因為我不知道各區(qū)的密碼,而辦公室的鑰匙則由我們主管拿著。
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" V* F/ U' C: i% q張XX:你的File沒有按Project區(qū)分,你這個Project完成的時候又要結(jié)束這個Model,結(jié)束Model時你要去先看文檔,像你這樣你是不同的Projece在一起,你怎么去Check這個項目小組,怎么看這個文件有沒有完成?一個Project 完成以后怎么保證每一個文檔都是最Update?: G- m1 D. o* @1 k& a7 U! j
1 w8 ?; L+ @9 V+ [6 ], h( q7 G" k
熊 X:是這樣的,在項目完成的時候,包括結(jié)構(gòu)性圖紙、電子原理圖啊,這些全部要交到公司的文檔中心去管理,交一份整套的過去,起一個管理的職能。這時文員每一次復(fù)印的時候會多復(fù)印一份,另外裝訂成冊,按Project 這種形式裝訂成冊,然后他每一次零一版產(chǎn)生后,就會把零零版作廢。$ M. c3 E5 g) F! b
這樣一般到最后都會有欠的文檔,到最后就催他們趕快補齊,列個清單給他們,因為我們每回最后一次小批量生產(chǎn)的時候公司的文檔中心都要簽字的,要給項目組打分,文檔不全就不簽字,逼迫他們補文件,補到文檔中心滿意為止。就是說在小批量生產(chǎn)之前有一個評審,在這個時候督促他們補齊,不補齊的話就不能轉(zhuǎn)量產(chǎn)。
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張XX: 因為你是做對講機的,肯定也是系列產(chǎn)品或者是新產(chǎn)品,實際上在一些核心的東西上基本上是共用的,這樣你的文件更顯得重要,因為你的一個新的Project Team 開發(fā)一個新產(chǎn)品,可能只是在某一個原來的Model的基礎(chǔ)上修改了一些東西,那你怎么去節(jié)省時間呢,你要把原來的文檔要拿出來看。$ ], k7 m% ~* C+ C! f
1 l& b/ U" f/ o
熊 X:我們現(xiàn)在就是分了很多柜子,每一層一個系列,每一個機型是一層,但一個機型里面分很多系列機型。
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" F9 t) k4 o/ I6 V% k" y) f# I張XX: 但你一個系列機型按這個流水號的話等于你的號在跳,你看不出來全還是不全。假如說這個Project 從001開始,先不管它是不是update……7 K9 }7 W2 o4 n& _5 ?/ b
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熊 X:但這之后你應(yīng)該是有Bom的,對著Bom清單你就知道全不全。就是說從你的文件里面專門對每個Project,然后把他挑出來形成一個List。你每一個機型,不管什么機型,就算是同一類型機型都會有一個Bom的,我指物料單。9 C: p2 x6 i2 Q- E* q

) L2 [7 ]; ?1 {7 [張XX:從物料單只能check針對不同Part 的圖紙文檔及相關(guān)part的spec。但還有開發(fā)文檔,最大的問題是在研發(fā)過程中的過程文檔。如概要設(shè)計報告,詳細設(shè)計報告。概要設(shè)計報告這些東西,你不交的話可能5年都沒事。
, q4 ]  U/ h2 j+ D( t$ M/ T& h* T, V; c; {# l
熊 X:這正是我們部門的工作,我們部門會有一個清單,不管它是什么機型,他都要交這些東西,比如一頁報告,你可以很簡單,見xxx文檔,如果是新立項的話會寫的很厚一本,如果是客戶要求的那就會見合同等,我們每一個機型都會有從開始預(yù)研報告、設(shè)計開發(fā)手冊、到后來要輸出什么文檔,就會有一個清單出來。
, P7 ]+ m4 F  V" @4 B我們文員就拿著這個文檔清單去查看。他不管文檔的具體質(zhì)量,因為質(zhì)量最后要由其他專業(yè)人員來評審的,所以說做得不好也是有的,質(zhì)量問題通過評審就可以看得到的,比如說模具費開模等多少錢呀,等不可能都寫見xx,最后還是會寫一下。這樣工程師還是會老老實實寫出來的。
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張XX:我覺得你們這個考慮文檔已經(jīng)考慮的很多了,假如說到最后這個Project 完成的時候你都可以有個List,那你們這些文檔有沒有一個模版?因為你沒有模版的話有些人可能做三行,有些人可能做三頁。! P5 w. h% R# p* j6 i0 ^/ X

' L1 e# h% }! g; }熊 X:以前我們沒有模版。規(guī)定相關(guān)的內(nèi)容都要有,但模版可以發(fā)揮。現(xiàn)在就想做成模板式的,但由我來做了一個模板之后,大家都說不好用。
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(待續(xù))
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4#
發(fā)表于 2012-4-13 13:18:13 | 只看該作者
顯而易見,因為不會研發(fā),所以才不知道什么時候出文檔,文檔該怎么出,怎么管理。補一句,研發(fā)方式也是有好幾類模型的,往往有例可援
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5#
發(fā)表于 2012-4-13 15:43:42 | 只看該作者
我們在管理也存在這樣的問題,往往看的不夠遠,事情過后發(fā)現(xiàn)很多事情有矛盾,但改正卻要花費很大功夫,甚至忙不過來,以至于錯誤繼續(xù)……
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6#
 樓主| 發(fā)表于 2012-4-16 12:10:41 | 只看該作者
主持人:那是自然,做得再好都會說不好用,模版要工程師去做,讓他們自己做他們不會說不好用的。工程師覺得模板不好用,但他又拿不出一個更好用的模板來,而且他說的都是客觀存在的理由,舉例告訴你這里為什么不好用。7 P- ]) o% c  E: j2 r3 X

- w( p: J) U5 c: p8 Y& p% t/ \" l熊 X:但模板是可以慢慢的修改,先做個初步的出來。我們會在成型文件里會說預(yù)研報告要包括市場調(diào)研、市場分析等。, k+ w2 Q$ Z$ w5 P, X) O

: Q8 a' T" v8 M  H; \/ u  D3 V張XX:在一個Project 開發(fā)的過程中,有沒有一個單獨的文件,規(guī)定在什么階段出什么文件。就是說在這個Project一開始就已經(jīng)規(guī)定了在什么時間出什么文件,因為不同的Project 是不一樣的。
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熊 X:有。而且這些文件都要評審的。我們一開始就會有幾張紙出來,列出哪些是要評審的,這個(資料)就交給項目組,給他們看。你要經(jīng)過這些,然后輸出什么文檔,最后就是文員在那里打?qū),相當于一個Check List ,然后可能會增加一些評審點,那就在后面加。后來會發(fā)現(xiàn)評審多了一些,比如客戶突然有什么反饋呀,就是說固定的評審他必須做。6 y6 V) s7 l7 S, y6 s2 S' k

! c7 V; ~' r0 `  l; A& W. m5 t張XX:真正要把一個Project文件搞齊備的話,真的很麻煩。' y4 d8 f9 o) d, H
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熊 X:而且最大的問題不是有沒有,而是時間上對不對的上,就是說應(yīng)該是1月1日出的文件,可能到7、8月才有這個文件。明天又是內(nèi)審,那個內(nèi)審員最清楚我們的問題就是時間對不對的上,每次文件都有,但是一看:預(yù)研評審是在1月1日,為什么你這個文檔還在7月還在填。這就類似于用ISO來檢查前偽造文檔。
9 D. G1 B6 F3 w  _7 P. ~; \1 t
; I" r: V! d: L* t$ ^0 I劉 X:我想問一下,現(xiàn)在有一些文檔管理的軟件,里面也反映了基線。版本反映在軟件里面了,而且實時可以去提供的,是根據(jù)服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)來,大家有沒有考慮用這種軟件。
) A' F0 Q. P/ Y0 B  ]  Y9 H前段時間北X青X到我們公司來推薦軟件,當時一個是經(jīng)費的問題,另一個問題就是他向我做介紹的時候,也說了一些像我們這樣的公司在用他們的軟件,還給出了某一個項目里面的具體的文檔,然后對我說這是比較機密的資料,具體內(nèi)容不能讓我看,但還是有一些具體的內(nèi)容出來了,我在想,因為這都是和服務(wù)器掛上的,會不會在這些軟件里邊會有后門,會不會我們在用這些軟件的時候他就已經(jīng)知道我們的技術(shù)資料了。
& p8 L2 V+ H: t9 a0 a: V6 Z
, Z5 A8 N- ?( p% \6 Y黃XX:那要看你的網(wǎng)。比如政府的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)是徹底隔離的。就是物理隔離。
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( A7 D; v! I( e, G張XX:基于web的話是很方便的,但安全是一個問題,我們現(xiàn)在已有一個客戶在用基于oracle和metaphase而開發(fā)的系統(tǒng),我們現(xiàn)在要進入這個系統(tǒng)要四個code,一個username ,一個password還有一個pincode,還有一個number,這個隨機number專門有一個生碼器生成它,在我把Pincode 輸完后再輸入這個隨機碼。生成哪個碼就是這個碼。- D2 V: _9 E$ Y& }4 G
+ c) j  i# m/ a+ A
黃XX:我們給客戶的都用活體指紋。
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熊 X:我們就用鑰匙,密碼和人分離的方法。1 w( B9 B/ A, L% i6 l" f
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7#
 樓主| 發(fā)表于 2012-4-16 12:15:53 | 只看該作者
張XX:你要基于Web的話,和你的供應(yīng)商、和你的客戶溝通之間不存在問題,假如說你今天在深圳,明天到上海去了,你照樣不影響你的工作,只要帶個筆記本電腦,上網(wǎng)就行了。不論走到任何地方,你和你的客戶用的是同一個平臺。( Q: c0 p6 d: n! r
( p/ e* c5 i/ M+ f4 r) A
黃XX:我們在文檔建設(shè)方面也遇到大家所講的問題。你們可能都是電子類、消費類產(chǎn)品,我們就是純軟件的,所以文檔就更重要。' k5 Y/ H* ^: d% i0 N( q4 E, Y
比如項目經(jīng)理要查一些東西,如果沒有文檔的話,就非常難維護。跟進過去要花半個月至一個月時間,而且我們的文檔最初始的需求是這樣的,根據(jù)這個需求會派生出一系列的文檔來,比如概要設(shè)計、分析、詳細設(shè)計、甚至用戶手冊這一整套的東西。因為需求是經(jīng)常變更的,一般來講,能保證需求方面的文檔能達到比較新的程度,比如最近一個月。但是對后續(xù)的,比如說分析方面就比較難了。. w. t- ]! g+ L$ h
我們在日常的管理中也想了一些辦法,第一就是給這些研發(fā)管理人員進行培訓(xùn),提高對文檔的認識,因為大家都覺得我做的就是產(chǎn)品,我把產(chǎn)品做出來給客戶了就OK了,文檔又不能賣錢,但實際上文檔在驗收當中是很重要一項。
: j9 Z% A7 n- E+ {1 }) c+ G* d第二就是像一些內(nèi)容能快速的對文檔進行變化更新的跟進機制,比如我們自己開發(fā)的一些文檔生成工具。5 n) ?- o% f, l+ i  h9 R( [8 H
第三就是剛才大家提到的采用標準的文檔格式,這有幾個好處,第一寫的時候有針對性,比如客戶的需求,一般需求是什么,在特殊情況下有什么需求,還有這個分析基本的功能有哪些,特殊的功能有哪些,分條分塊,既方便寫又方便看,也方便交流。
2 ~  q4 w5 ]4 O6 t* b第四點就是把文檔提高到一個配置管理高度來講,把它跟代碼,設(shè)計文檔都當作配置項,定期的由配置管理員進行一些審核,然后對驗收前等重大的也是組織評審。6 {9 G$ y7 x3 ^, l! t/ \4 J% b# v
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熊 X:文檔最值得借鑒的就是日本的文檔。他們交過來的OEM文檔真是齊整。老外作文檔做得真不錯,幾乎到了傻子都能看懂的地步。他們的文檔從一份文檔就可以看出經(jīng)過了多少次變更,每次變更的內(nèi)容。# c' C# \! D+ a
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黃XX:我們開頭的第一頁都是文件變更控制,什么時候由誰變更了哪一部分。但實際上這些都是空的。文件編號到3.0,4.0,我們現(xiàn)在都是1.01、02、03這樣編碼,然后有重大的變更的話就取2.0,再有大的話就3.0,我們編號的規(guī)則可能跟你們不一樣,我們是按項目來分的,比如說深圳市建設(shè)局……/ f5 t8 r# a% x
而像這種游離在正規(guī)的編號之外,比如某年某月關(guān)于某重大需求的會議的會議記錄,這個我們就專門搞一個目錄,我們用Vsourcesafe,主要就是當作一個文件服務(wù)器。項目文件里包含會議記錄、周報、月報等,但技術(shù)文檔在不在編號里。
6 s4 h# N( S) q2 r- I3 z9 Z- `  y! e# g- y3 b
熊 X:我們公司和你們公司不一樣,我們公司是有一個項目開發(fā)手冊,其中有一欄里邊專門放置會議記錄,周報,月報等,這樣便于以后查找。; n- s3 V& `* x6 u1 s
' t, Z4 u1 ?5 Y5 H% ~) W3 S9 B
張XX:你的項目文檔在編碼系統(tǒng)里是怎么樣編的?
% r" Q, O  Q+ @: M0 u
3 G5 }$ i- L/ d/ J+ Q: U( G黃XX:比如說測試。包括測試反饋方面我們也專門有一套文檔。這套文檔是這樣的,在測試的初期按照功能模塊來,我們分為單元測試等。至于文件的編號則統(tǒng)一的比如xx系統(tǒng)第一次測試,里面有很多個文件,差不多的時候就拼成一個文件,用Word或Excel。
- [! z# k0 ?, t! A
7 h- G( `0 O& t2 I2 b$ f- k張XX:Software你要測試的話,首先要有一個Instruction,就是說如何去測,然后根據(jù)你這個指導(dǎo)書再去測,相當于一個實驗報告。
8 D1 C) b8 [2 o' F& A. M! n% l. T/ z& ?& d* \3 G) R" c( B+ }% p
黃XX:原來有些項目的客戶就要求我們有測試計劃。測試計劃里邊包含測試樣例,輸入是什么東西,輸出是什么東西等,F(xiàn)在軟件測試還包括很多東西,包括軟件功能有沒有達到,如邏輯功能,我輸入某個東西,在某一塊是否輸出什么東西。我們以項目為主,每個項目有一個編號。
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張XX:那假如說想找一個幾年前的項目,怎么樣很快的去找到。
4 R8 Q7 E. t( _: N) f
& {' U- J$ N( [# X( s. n黃XX:就是在Vsourcesafe里的項目的目錄里源代碼、數(shù)據(jù)庫、文檔等這些方面都有。如果配置管理做好,這些問題就可以搞定。起碼這些文件在邏輯上是可以找到的,在物理上可能是一個文件。7 I; P; [6 J( z4 K4 a! q: |
另外在我們配置管理里面有這種編號,就有點像順序號,如果他是文檔的話,我們就叫Doc001,就是針對項目里面的,但這些主要是用來配置管理自己看一看的。
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 樓主| 發(fā)表于 2012-4-16 12:21:53 | 只看該作者
熊 X:這個找起來我覺得還是比較快的,每次不會超過一分鐘,只要知道內(nèi)容。關(guān)鍵是你找到他對你有沒有用。' o( Z: g) T, }5 d- G

7 C1 y" S6 j1 F張XX:我卻覺得找文檔是個問題,一個項目完成,你至少要寫300個文檔。一個公司十年就有上千個Project ,你怎樣在上千個Project里,找?guī)啄暌郧暗哪骋粡垐D紙,或某一個具體的文檔。; z$ ^7 o. v7 z
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黃XX:全文檢索。我們有這個軟件,比如你要找建設(shè)局會議,打關(guān)鍵字就出來了。這個軟件可以檢索的文件有兩種,一種存在數(shù)據(jù)庫里,一種就是純文件的光盤檢索系統(tǒng)。我們自己都開發(fā)出了文檔生成工具,更改后只要點一下,一百頁,六十頁的文檔就自動生成出來了。  @. N5 S( _  U& R

; L4 P  d- H6 `) t5 w+ Y王 X:那你全文檢索肯定會出來很多很多文件,你還得在其中再找,這比較麻煩。% p9 q/ x. F6 N5 W

+ j8 H& O5 S$ b' G  e6 O( E5 H* m6 G黃XX:那這個就相當于在搜索引擎上搜索東西一樣,你可以輸入會議日期,如果你自己也參加了,就可以打自己的名字再檢索。
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王 X:我們公司的文檔很齊全,或者說太多了。我們有System Requirment,然后Higtlight Design,Detail Design。還有用戶文檔。% f! F' \& }: K4 C- }3 B' h# k
我們一個系統(tǒng)很多個網(wǎng)員,會寫很多文檔。我們有一個文件系統(tǒng)叫PDS,可能是國外的,也是檢索,但是會有一個文檔上載人員。你可以把文檔上載上去,由他來決定他的關(guān)鍵字、項目、類別,然后存在數(shù)據(jù)庫里,我們每個人有一個密碼,我可以去搜索文檔,但問題是,搜索出來的文檔很多,要么找不著,找著了也不是我所需的?赡苁巧陷d人員對關(guān)鍵字的敏感度不好,另一方面,這個軟件可能在邏輯上真的有一定的問題。
. \2 a6 s5 ~9 U& m. j我們現(xiàn)在想的彌補辦法就是做一個Project這樣的網(wǎng)站,每個Project有一個網(wǎng)站,然后按網(wǎng)員來分。每個產(chǎn)品都有一個Excel文件,從里面列出了各類文檔在PDS上的number ,這個相對來說就互補了一下,比較好,但就要求項目管理人員比較勤勞。因為公司已經(jīng)有一個PDS在上載文檔了,做不做Project網(wǎng)站僅僅是個人的意愿,根據(jù)自己的工作態(tài)度來做,但對于我們尋找文檔來說就希望能兩者相結(jié)合。4 h5 v9 C$ B# Z4 ?
文檔很多,該怎么有效檢索的問題。全文檢索我覺得還不是很好,我們有一個軟件檢索的Public Document System,也是從國外引進的,我感覺還是不很理想,我們經(jīng)常查找不到需要的文檔。9 j0 c3 I, x+ L5 N2 q; Z

2 A" J4 U; E. M: }: m* n* ^黃XX:我們的系統(tǒng),比如要查江XX同志在xxx會議上的講話,打入關(guān)鍵字就可以了,關(guān)于這次會議的資料內(nèi)容就全部出來的。0 U6 _& H9 m) `3 g+ i

0 a! d* U( p5 D' n$ w# C) h; D) @張XX:我覺得文檔跟公司的重視程度有很大關(guān)系,看讓誰去做。比如開發(fā)文檔要讓開發(fā)部的主管或Manager參與,去建立體系,不然就會面臨很多問題。
- `* Y3 q+ o& C/ q$ q, I- `" ~+ K# h必須是一個職位比較高的人員,或者說他本身就做過很多文檔,有切身體會,或在檢索中就遇到過這類問題。比如我就有這類問題。因為文檔最基本要有編號,Version,有歷史紀錄,命名,怎么保存,這些全都要標準化,但建立這些所花的工作量是很大的。而且你的目的就是檢索要快,才能提高你的文檔的利用率,對以后的開發(fā)縮短時間。* Y' w( o- Y0 a  Q% i1 h1 k% ?
但現(xiàn)在我們的客戶按Project,做得很復(fù)雜,但他們要找文檔很簡單?蛻羰沁@樣做的,像我們做一個Bom,你的產(chǎn)品是分層的,你的物料在Bom里是分Level的,我的客戶是這樣做的…………他們的編號每個字母都代表一定的含義。他的Bom是個Part,還是其他,在他們的編碼里邊都可以體現(xiàn)出來。你看索尼愛立信手機上都是KRY開頭,裝成整機以后就是KRY開頭了。包裝盒是DPY開始,只要把碼輸入系統(tǒng),所有的相關(guān)文檔資料就出來了。! Z3 t6 {$ W9 ~8 k- v

3 z! k+ A, S: ]7 \# D1 Q) b/ Z& v/ r(待續(xù))
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9#
 樓主| 發(fā)表于 2012-4-17 08:24:07 | 只看該作者
看來大家興趣不大,不更新了
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10#
發(fā)表于 2012-4-25 08:21:11 | 只看該作者
呵呵。這個文風(fēng)很有趣啊
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